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適切な手段で伝える

◆ はじめに
 何かを相手に伝えるときに、不適切な言葉を使ったり、不適切なタイミングで伝えたりするのがよくないことは当然ですが、どういった手段を選ぶかもそれと同じくらい重要です。今回は伝えたいことを伝えるのに最適な手段について考えてみたいと思います。

◆ タイミングはどうか
 相手がどれくらい迅速な返答を期待しているかによって、最適な手段は変わります。

◆ どの感覚に訴えるか
 人間の五感のうち、伝える手段に関わるものは主に聴覚と視覚です。それぞれ次のような特徴があります。
聴覚:人は話し声を聞くときが最も理性的になるといわれています。声は人柄を伝えるのにも役立ちます。
視覚:人は見たものを信じるため、情緒的になる傾向があります。ただし、活字は書いた人の声であり、聴覚に訴えるものと考えられます。
ちなみに、嗅覚、味覚、触覚はすべて感情に訴えるため、デートなどの場面での演出にはとても有効です。

◆ それぞれの手段の特徴
メール:活字による伝達なので論理的な手段です。表現によって人柄を出すことはできますが、表情やジェスチャーを伝えることはできません。感情に訴えたほうが有利な場面では不適切となります。
携帯メール:メールよりもさらに即時的で短命です。表現が口語に近く、絵文字が使えるため、人柄が出やすい表現といえます。従業員間のコミュニケーションや、取引先の担当者と親密になりたいときに有効です。
電話:聴覚に訴える電話は、最も論理的な手段です。論理だけで終わる話であれば電話が適していますが、聴覚に頼る分、話し方に気を付けないと機械的な印象を与えてしまいます。
対面:大事な商談や説得、謝罪の場面では、面と向かってのコミュニケーションが必要です。論理性、人柄、感情の全てが利用でき、ジェスチャーを取り入れることで話し合いを円滑に進めることができるからです。

◆ おわりに
論理性、人柄、感情のどれに重点を置けばいいのかをよく考えて、適切な手段を選び、適切なタイミングで伝えることを心掛けましょう。

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