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ミスを防ぐ工夫

◆ はじめに
仕事をする上でミスをしない人は、いません。人のする仕事にノーミス、完璧、100%はありえません。「ミスは誰でもするもの」と割り切り、それを防ぐための工夫を考えるのが、ミス撲滅につながります。ちょっとした工夫で、ミスを減らした鈴木真理子氏のノウハウを一部紹介します。

◆ メールの送信
 メールの内容を読んでもらえないミスを防ぐにためには、件名で内容が伝わるようにし、本文は結論から始めスクロールの必要がない分量のメールにします。メールをたくさん受信する人は、件名と送信者で必要かどうかを判断します。
 また、添付ファイルを忘れて送信するのを防ぐには、本文より先にファイルを添付します。本文を書くことに意識が集中し、添付するのを忘れるのが主な原因だからです。

◆ ビジネス文書の再利用
 文書の再利用をする時のミスは、書き換えるのを忘れて作成してしまうことです。これを防ぐには、変更箇所(日付・数字・相手の会社名・役職・氏名等)は、赤字にして保存することです。赤字で目立たせることで、ミスが防げます。
 また、元の文書も残しておきたい場合には、ファイルを開いてから「名前をつけて保存」をすると、誤って上書きをしてしまうミスの可能性があるので、先にファイルをコピーしてから、文書の再利用をしましょう。

◆ 誤解を無くす伝え方
 伝え方が悪いため自分と相手の理解が異なり、ミスにつながることがあります。日付がその典型です。週末・週明け・朝イチ・昼イチ・夕方などの表現は、誤解のもとになるので避けましょう。日時の誤解を防ぐには、月日と曜日、時間は午前午後と24時間法の両方で伝えれば間違いありません。

◆ 納期の厳守
 遅延なく仕事をするために、予備時間・予備日を作るのも一案です。びっしりと予定を詰めてしまうと、想定外なことがあった場合に納期が守れなくなるからです。

◆ おわりに
 今回、具体的な方法をいくつか挙げましたが、ミスが起きた時に原因をつきとめ、再発防止のための策を考えることが大切です。ミスがなくなるとやり直しや無駄な作業が減り、時間も短縮することができます。

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